خانه » پروژه » فناوری اطلاعات » دانلود مقاله تحلیل سیستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزی
دانلود مقاله تحلیل سیستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزی

دانلود مقاله تحلیل سیستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزی

تحلیل سیستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزی 

هدف‌ از تشکیل‌ و ایجاد انبارها، چه‌ در سازمانهای‌ دولتی‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصی‌، تأمین‌ ونگهداری‌ کالاهای‌ مورد نیاز سازمان‌ است‌ و انبارداری‌ به‌ کلیه‌ فعالیتهای‌ مربوط‌ به‌ تهیه‌ و نگهداری‌ وسپس‌ تحویل‌ مواد و اقلام‌ مورد نیاز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ می‌شود. وظایف‌ انبارها در سازمان‌را می‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زیر خلاصه‌ کرد:

الف‌) برنامه‌ریزی‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودی‌ هر یک‌ از اقلام‌ کالاهای‌ مورد نیازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.

ب‌) همکاری‌ و مساعدت‌ در خرید و تأمین‌ و تهیه‌ کالاها و کنترل‌ و دریافت‌ کالاهای‌خریداری‌ شده‌.

ج‌) نگهداری‌ کالا در انبار به‌ نحو صحیح‌ و تسریع‌ در امر تحویل‌ با رعایت‌ مقررات‌ ودستورالعملهای‌ سازمان‌.

انبارها را از دو جهت‌ می‌توان‌ مورد بررسی‌ قرارداد، یکی‌ از لحاظ‌ فیزیکی‌ نظیر محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل‌ کالاها در انبار، نور، ایمنی‌ و وسایل‌ حفاظت‌ کالاها و وسایل‌ حمل‌ و نقل‌ و… ودیگری‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار که‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوی‌ که‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهای‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ کنترلهای‌ لازم‌ در رابطه‌ با کالاها می‌پردازد.

تحلیل سیستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزی 


فهرست مطالب

۱- شناخت وضعیت موجود۵

۱-۱- مقدمه۶

۱-۲- وضعیت موجود سیستم انبار در سازمان۷

۱-۲-۱- جایگاه سازمانی و شرح وظایف۷

۱-۲-۲- نیروی انسانی موجود۸

۱-۲-۳- نوع انبار۸

۱-۲-۴- کالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها۸

۱-۲-۵- سیستم کدگذاری کالاهای انبار۸

۱-۲-۶- تجهیزات موجود در انبار۹

۱-۲-۷- فرایند درخواست کالا از انبار و تحویل آن۹

۱-۲-۸- فرم‌های مورد استفاده در سیستم فعلی انبار سازمان۱۰

۱-۲-۹- برنامه‌ریزی تأمین کالا۱۰

۱-۲-۱۰- انبارگردانی۱۰

۱-۳- کاستی‌ها و محدودیت‌های سیستم اطلاعات انبار در سازمان۱۰

۱-۴- برخی الزامات قانونی در محاسبات عمومی اموال دولتی۱۳

۲-طراحی سیستم ۱۵

۲-۱-مقدمه  ۱۶

۲-۲-موقیعت انباردرساختار سازمانی۱۲

۲-۳-رویه ها۱۷

۲-۴-دستورالعملها۲۹

۲-۵-فرمها۳۲

فهرست

پیوست:راهنمای کد کالاهای انبار ۴۸

دیاگرامهای رابطه ای ۶۳

فهرست شکلها

۱-۲- موقیعت انباردرساختار سازمانی۱۲

فاز اول:   ۱

شناخت وضعیت موجود

– توصیف سیستم

۱ ـ ۱ ـ مقدمه‌

هدف‌ از تشکیل‌ و ایجاد انبارها، چه‌ در سازمانهای‌ دولتی‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصی‌، تأمین‌ ونگهداری‌ کالاهای‌ مورد نیاز سازمان‌ است‌ و انبارداری‌ به‌ کلیه‌ فعالیتهای‌ مربوط‌ به‌ تهیه‌ و نگهداری‌ وسپس‌ تحویل‌ مواد و اقلام‌ مورد نیاز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ می‌شود. وظایف‌ انبارها در سازمان‌را می‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زیر خلاصه‌ کرد:

الف‌) برنامه‌ریزی‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودی‌ هر یک‌ از اقلام‌ کالاهای‌ مورد نیازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.

ب‌) همکاری‌ و مساعدت‌ در خرید و تأمین‌ و تهیه‌ کالاها و کنترل‌ و دریافت‌ کالاهای‌خریداری‌ شده‌.

ج‌) نگهداری‌ کالا در انبار به‌ نحو صحیح‌ و تسریع‌ در امر تحویل‌ با رعایت‌ مقررات‌ ودستورالعملهای‌ سازمان‌.

انبارها را از دو جهت‌ می‌توان‌ مورد بررسی‌ قرارداد، یکی‌ از لحاظ‌ فیزیکی‌ نظیر محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل‌ کالاها در انبار، نور، ایمنی‌ و وسایل‌ حفاظت‌ کالاها و وسایل‌ حمل‌ و نقل‌ و… ودیگری‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار که‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوی‌ که‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهای‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ کنترلهای‌ لازم‌ در رابطه‌ با کالاها می‌پردازد.

منظور از سیستم‌ اطلاعاتی‌ انبار، ایجاد روشی‌ نظام‌مند و منطقی‌ برای‌ اجرای‌ عملیات‌ مربوط‌ به‌کالاهای‌ موجود در انبار و همچنین‌ اعمال‌ کنترلهای‌ لازم‌ روی‌ مراحل‌ مختلف‌ این‌ عملیات‌ می‌باشد.

انبار بنا به‌ نیاز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و کارکنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌. این‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحویل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداری‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارک‌آن‌ها، باید بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمی‌ مبتنی‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصی‌ و دوستانه‌ چرا که‌ اینگونه‌روابط‌، موجبات‌ کندی‌ کار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ می‌سازد. بدیهی‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهای‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسریع‌ کارها خواهد بود ولی‌ نباید باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارک‌ و اسناد باشد.

در طراحی‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار بایستی‌ توجه‌ نمود که‌ آیا از قبل‌ سیستمی‌ وجود دارد یا خیر، درصورت‌ وجود سیستم‌، شناخت‌ سیستم‌ و نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ آن‌ جزو مقدماتی‌ترین‌ فعالیتها محسوب‌می‌شود. در این‌ گزارش‌ وضعیت‌ موجود انبار سازمان به‌ لحاظ‌ جایگاه‌ سازمانی‌ و شرح‌ وظایف‌؛ نیروی‌انسانی‌ موجود؛ نوع‌ انبار؛ انواع‌ موجودیهای‌ آن‌ و نحوه‌ چیدمان‌؛ سیستم‌ کدگذاری‌ کالاها؛ تجهیزات‌موجود؛ گردش‌ اطلاعات‌ و فرمهای‌ مربوطه‌،… تشریح‌ گردیده‌ و کاستیها و محدودیتهای‌ آن‌ تبیین‌می‌گردد. بدیهی‌ است‌ شناخت‌ وضعیت‌ موجود مبنای‌ طراحی‌ سیستم‌ مطلوب‌ سازمان قرار خواهد گرفت‌که‌ در گزارشهای‌ آتی‌ به‌ آن‌ خواهیم‌ پرداخت‌.

۱ ـ ۲ ـ وضعیت‌ موجود سیستم‌ انبار در سازمان

وضعیت‌ موجود سیستم‌ انبار طی‌ چند مرحله‌ بازدید و مذاکره‌ حضوری‌ جداگانه‌ با مسئول‌ انبار،سرپرست‌ تدارکات‌ و رئیس‌ امور اداری‌ مالی‌ و در ابعاد مختلف‌ شناسایی‌ شده‌ و به‌ شرح‌ زیر تبیین‌می‌گردد.

۱ ـ ۲ ـ ۱ ـ جایگاه‌ سازمانی‌ و شرح‌ وظایف‌

در ساختار سازمانی‌ مصوب‌ سازمان جهاد کشاورزی استان خراسان، فعالیتهای‌ مربوط‌ به‌ انبار در یک‌پست‌ سازمانی‌ با عنوان‌ انباردار و زیر مجموعه‌ اداره‌ امور اداری‌ و مالی‌، خلاصه‌ می‌گردد. هیچگونه‌شرح‌ وظیفه‌ای‌ از انبار، انباردار و یا مسئول‌ انبار تدوین‌ نگردیده‌ و یا در دسترس‌ مشاهده‌ نمی‌شود و شرح‌وظایف‌ انباردار بر اساس‌ انتظاراتی‌ که‌ بطور معمول‌ و یا موردی‌ وجود داشته‌ توسط‌ وی‌ درک‌ گردیده‌است‌.

۱ ـ ۲ ـ ۲ ـ نیروی‌ انسانی‌ موجود

در حال‌ حاضر یک‌ نفر با تحصیلات‌ دیپلم‌ و بطور قراردادی‌، متصدی‌ فعالیتهای‌ انبار می‌باشد و لازم‌است‌ آموزشهای‌ لازم‌ در خصوص‌ انبارداری‌ و حسابداری‌ انبار را طی‌ کند. لازم‌ به‌ ذکر است‌ علی‌رغم‌وجود دو پست‌ حسابدار در کنار یک‌ پست‌ کارشناس‌ مسئول‌ امور مالی‌ و یک‌ پست‌ حسابدار و امین‌اموال‌ در اداره‌ امور اداری‌ و مالی‌، فعالیت‌ حسابداری‌ انبار بدون‌ متصدی‌ است‌ و از انباردار انتظارمی‌رود.

۱ ـ ۲ ـ ۳ ـ نوع‌ انبار

انبار سازمان به‌ لحاظ‌ فرم‌ ساختمانی‌ جزو انبارهای‌ پوشیده‌ محسوب‌ می‌شود، ولی‌ به‌ لحاظ‌ موقعیت‌فیزیکی‌ و شرایط‌ محیطی‌ همچون‌ نور، رطوبت‌، گردوغبار، نظافت‌، رفت‌ و آمد و ایمنی‌ شرایط‌ مناسبی‌ندارد.

۱ ـ ۲ ـ ۴ ـ کالاهای‌ موجود در انبار و نحوه‌ چیدمان‌ آنها

عمده‌ کالاهای‌ موجود در انبار را ملزومات‌ اداری‌ تشکیل‌ می‌دهد که‌ شامل‌ ملزومات‌ الکتریکی‌همچون‌ کلید، لامپ‌ مهتابی‌… و ملزومات‌ رایانه‌ شخصی‌ و لوازم‌ التحریر و مواد خوراکی‌ و بهداشتی‌می‌باشد. کلیه‌ این‌ ملزومات‌ در دو بخش‌ مصرفی‌ و غیرمصرفی‌ تقسیم‌ بندی‌ می‌شوند. چیدمان‌ اجناس‌موجود در انبار، ترتیب‌ خاصی‌ نداشته‌ و بر اساس‌ فضای‌ موجود، کلیه‌ اقلام‌ جایابی‌ شده‌اند.

۱ ـ ۲ ـ ۵ ـ سیستم‌ کدگذاری‌ کالاهای‌ انبار

علی‌ رغم‌ وجود یک‌ سیستم‌ کدگذاری‌ (طراحی‌ شده‌ توسط‌ مشاور) که‌ برای‌ هر کالای‌ ورودی‌ به‌انبار، کدی‌ مرکب‌ از ۵ رقم‌ در نظر می‌گیرد، کلیه‌ کالاها بدون‌ کد در انبار نگهداری‌ شده‌ و کد کالا در هیچ‌یک‌ از فرمهای‌ گردش‌ اطلاعات‌ انبار ثبت‌ نمی‌شود. لازم‌ به‌ ذکر است‌ کارت‌ انبار کالاهای‌ انبار در چهاردسته‌؛ برقی‌، خوراکی‌ بهداشتی‌، لوازم‌ التحریر، و لوازم‌ کامپیوتر در کاردکس‌ مربوطه‌ تفکیک‌ گردیده‌ و به‌این‌ شکل‌ تا حدودی‌ کار جستجوی‌ کارت‌ سوابق‌ کالا را تسهیل‌ می‌کند. (کد ۵ رقمی‌ ذکر شده‌ نشان‌دهنده‌ مصرفی‌ یا غیرمصرفی‌ بودن‌ کالا، گروه‌ کالا و نوع‌ کالا در هر گروه‌ است‌).

۱ ـ ۲ ـ ۶ ـ تجهیزات‌ موجود در انبار

بجز چند قفسه‌ انبار، هیچ‌ گونه‌ تجهیزات‌ خاص‌ انبارداری‌ همچون‌ پالت‌، نردبان‌ دوپایه‌، تهویه‌مناسب‌ و نیز علائم‌ هشدار دهنده‌ و ایمنی‌ و ملزومات‌ مناسب‌ جهت‌ رفع‌ خطر آتش‌ سوزی‌ بچشم‌نمی‌خورد. همچنین‌ به‌ جهت‌ عدم‌ مکانیزه‌ بودن‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار، رایانه‌ای‌ در انبار موجود نیست‌.

۱ ـ ۲ ـ ۷ ـ فرایند درخواست‌ کالا از انبار و تحویل‌ آن‌

بطور کلی‌ فرایند درخواست‌ کالا تا تحویل‌ آن‌ طی‌ مراحل‌ زیر انجام‌ می‌شود:

  1. درخواست‌ کالا در ۳ نسخه‌ توسط‌ واحد درخواست‌ کننده‌ تنظیم‌ می‌شود.
  2. پس‌ از تأیید مسئول‌ واحد درخواست‌ کننده‌، درخواست‌ کالا به‌ تأیید رئیس‌ امور اداری‌و مالی‌ رسیده‌ و به‌ انبار ارسال‌ می‌شود(کالاهایی‌ که‌ سرمایه‌ای‌ نبوده‌ و زیر ۵۰۰۰ ریال‌می‌باشد، توسط‌ واحد تأیید می‌شود و تأیید رئیس‌ امور اداری‌ و مالی‌ نیاز نیست‌).
  3. در صورت‌ وجود کالا در انبار، انباردار کالای‌ درخواستی‌ را به‌ نماینده‌ واحد تحویل‌می‌دهد.
  4. یک‌ نسخه‌ از فرم‌ درخواست‌ کالا به‌ حسابداری‌ ارسال‌ می‌گردد و یک‌ نسخه‌ آن‌ در انباردر زونکن‌ مربوطه‌ به‌ واحد متقاضی‌، بایگانی‌ می‌شود.
  5. اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ ورود و خروج‌ کالا از انبار در کارت‌ انبار و دفتر سیاهه‌ انبار (فرم‌شماره‌۱۵) توسط‌ انباردار ثبت‌ می‌گردد.
  6. در صورت‌ عدم‌ وجود کالای‌ درخواستی‌ در انبار، انباردار موظف‌ به‌ صدور فرم‌درخواست‌ خرید گردیده‌ و فرم‌ را برای‌ کارپرداز ارسال‌ می‌کند.
  7. گردش‌ خرید کالا طی‌ گردیده‌ و کالای‌ خریداری‌ شده‌ همراه‌ با فاکتور جهت‌ صدور قبض‌انبار تحویل‌ انبار می‌گردد.
  8. انباردار اقدام‌ به‌ صدور قبض‌ انبار در ۳ نسخه‌ کرده‌ و ضمن‌ ممهور کردن‌ قبض‌ انبار به‌ مهرانبار، ۲ نسخه‌ اول‌ آن‌ را به‌ کارپرداز جهت‌ تکمیل‌ مستندات‌ اداری‌ تحویل‌ می‌دهد ویک‌ نسخه‌ را در انبار بایگانی‌ می‌کند (در صورتیکه‌ کالای‌ خریداری‌ شده‌ جزء اموال‌ باشد، هر ۳نسخه‌ به‌ کارپرداز تحویل‌ می‌شود و یک‌ نسخه‌ اضافی‌ برای‌ انبار تکمیل‌ می‌گردد).

۱ ـ ۲ ـ ۸ ـ فرمهای‌ مورد استفاده‌ در سیستم‌ فعلی‌ انبار سازمان

گردش‌ کارها و عملیات‌ مربوط‌ به‌ سیستم‌ انبار سازمان، در قالب‌ ۷ فرم‌ با عناوین‌ زیر انجام‌ می‌شود:

  1. درخواست‌ کالا از انبار
  2. قبض‌ انبار
  3. درخواست‌ خرید
  4. کارت‌ انبار
  5. فرم‌ برگشت‌ کالا از واحدها به‌ انبار
  6. دفتر سیاهه‌ اموال‌
  7. دفتر سیاهه‌ کتاب‌

۱ ـ ۲ ـ ۹ ـ برنامه‌ریزی‌ تأمین‌ کالا

در حال‌ حاضر برنامه‌ریزی‌ خاصی‌ در تأمین‌ کالاهای‌ مورد نیاز انبار صورت‌ نمی‌گیرد. به‌ بیان‌ دیگرهیچ‌ یک‌ از کالاهای‌ انبار نقطه‌ سفارش‌ مشخص‌ نداشته‌ و طبق‌ برنامه‌ از پیش‌ تعیین‌ شده‌ با درخواست‌انباردار تهیه‌ و تأمین‌ نمی‌شوند. البته‌ در بعضی‌ موارد خاص‌ همچون‌ تأمین‌ اقلام‌ مصرفی‌ خوراکی‌ مثل‌قند، تأمین‌ بطور عمده‌ و در مقاطع‌ مشخصی‌ از سال‌ انجام‌ می‌ شود.

۱ ـ ۲ ـ ۱۰ ـ انبار گردانی‌

انبارگردانی‌ در سازمان هر ساله‌ توسط‌ تیمی‌ مرکب‌ از امین‌ اموال‌، مسئول‌/متصدی‌ انبار، و رئیس‌ اموراداری‌ و مالی‌ جهت‌ کسب‌ اطمینان‌ از صحت‌ عملیات‌ موجودی‌ انبارها و جهت‌ کشف‌ و اصلاح‌تفاوتهای‌ موجود میان‌ مقدار واقعی‌ موجودی‌ و مانده‌ کارتهای‌ انبار انجام‌ می‌شود.

۱ ـ ۳ ـ کاستیها و محدودیتهای‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار در سازمان

در ادامه‌ به‌ نقائص‌ و مشکلاتی‌ که‌ در حال‌ حاضر نسبت‌ به‌ وجود یک‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار مطلوب‌ وکارا پیش‌ روی‌ سازمان است‌ می‌ پردازیم‌:

– شرح‌ وظایف‌ انبار و انباردار و چگونگی‌ ارتباط‌ آن‌ با سایر واحدها همچون‌ تدارکات‌ وحسابداری‌ مدون‌ نیست‌.

فرمت : قابل ویرایش | WORD | صفحات : ۸۰

*************************************

نکته : فایل فوق قابل ویرایش می باشد

برای مشاهده سایر عناوین برروی لینک زیر کلیک بفرمایید

برای خرید اطلاعات خود را وارد کنید
  • کلیه پرداخت های سایت از طریق درگاه بانک سامان انجام می گیرد.هر مرحله از خرید می توانید مشکل خود را با پشتیبان و فرم تماس با ما در جریان بگذارید در سریعترین زمان ممکن مشکل برطرف خواهد شد
  • پس از پرداخت وجه ، فایل محصول هم قابل دانلود می باشد و هم به ایمیل شما ارسال می گردد .
  • آدرس ایمیل را بدون www وارد نمایید و در صورت نداشتن ایمیل فایل به تلگرام شما ارسال خواهد شد .
  • در صورت داشتن هرگونه سوال و مشکل در پروسه خرید می توانید با پشتیبانی سایت تماس بگیرید.
  • پشتیبان سایت با شماره 09383646575 در هر لحظه همراه و پاسخگوی شماست
  • 0

    امتیاز 5.00 ( 1 رای )
    اشتراک گذاری مطلب

    راهنما

    » فراموش نکنید! بخش پشتیبانی مقاله آنلاین ، در همه ساعات همراه شماست

    اطلاعات ارتباطی ما پست الکترونیکی: Article.university@gmail.com

    تماس با پشتیبانی+ ایدی تلگرام 09383646575

    برای سفارشتان از سایت ما کمال تشکر را داریم.

    از اینکه ما را انتخاب نمودید متشکریم.

    معادله فوق را حل نمایید *

    تمام حقوق مادی , معنوی , مطالب و طرح قالب برای این سایت محفوظ است